Work Breakdown Structure

Alternatieve benamingen:
Product Breakdown: is in principe hetzelfde als een Work Breakdown,omdat bij de laatste elke activiteit op het laagste niveau namelijk gerelateerd is aan een resultaat.

Doel:
Het doel van een Work Breakdown Structure (WBS) is om het werk te verdelen in beheersbare werkpakketten die apart begroot, ingepland en gevolgd kunnen worden. Elk van deze pakketten kunnen worden toegewezen aan een verantwoordelijke persoon of afdeling.

Omschrijving:
De Work Breakdown Structure (WBS) is de ruggegraat van elk project! Merkwaardig genoeg krijgt dit onderdeel weinig aandacht in de literatuur over projectmanagement. Oorspronkelijk komt dit hulpmiddel vooral uit de bouw. Maar het is ook uitstekend bruikbaar bij alle andere projecten. Ongeacht of het een ICT project, research project of een verbeterproject is. De WBS is niets anders dan een opsplitsing van het project in meerdere, onderling samenhangende activiteiten. Moeilijk is te bepalen op welk niveau je gaat stoppen met de opsplitsing. Een kwestie van ervaring. Hoewel de work breakdown de ruggegraat van elk project is, in principe het terrein van de projectmanager, is het ook van wezenlijk belang voor de opdrachtgever. En wel om twee redenen. De eerste is dat de WBS het startpunt moet hebben vanuit de organisatie: de opsplitsing van activiteiten zal op het hoogste niveau de aansluiting moeten hebben bij de organisatie. Wat wil ik veranderen? En hoe wil ik het veranderen. De WBS kan hierbij helpen concrete invulling aan te geven. Ten tweede is een WBS belangrijk voor het sturen van het project. Scopebeheersing, kwaliteitsbewaking, risicomanagement, planning en kostenbeheersing. De work breakdown vormt de basis voor het managen van het project.

Toepassingsmogelijkheden

De Work Breakdown Structure is in principe in elke project omgeving toe te passen. Belangrijk is het moment op welk niveau gestopt wordt met de WBS. Dit is tevens het laagste planningsniveau. Activiteiten of acties binnen het laagste niveau van een WBS worden niet meer gepland, maar hiervan wordt de uitvoering bepaald op basis van prioriteit.

Synoniemen

Project Breakdown Structure, Product Breakdown Structure

Voordelen

Voordelen van een Work Breakdown Structure:

• een betere mogelijkheid om gebruik te maken van het systeem van 'checks and balances' en audits
• een betere mogelijkheid om gebruik te maken van contra expertise
• een betere controle op vooraf gedefinieerde werkzaamheden
• een betere verdeling van het projectbudget over de verschillende onderdelen
• een betere mogelijkheid om het werk te delegeren in afgebakende delen
• een betere inschatting van benodigde budget voor het betreffende onderdeel
• een betere risico inschatting en beheersing
• een betere mogelijkheid voor what-if scenario's
• een betere communicatie tussen betrokkenen

Componenten

De belangrijkste componenten van de WBS zijn:

• Structuur aanbrengen.
• Methoden van onderverdeling.
• Nummering of codering systeem.
• Niveaus van detaillering aanbrengen.
• Oprollen van gegevens
• Integratie van de WBS en OBS (Organization Breakdown Structure) om daarmee de verantwoordelijkheden te verdelen

Benadering

Belangrijk voor een opdrachtgever is om in een vroegtijdig stadium betrokken te worden bij de opzet van de Work Breakdown Structure. Voor hem is het belangrijk dat de WBS wordt opgezet vanuit een voor hem begrijpelijke en werkbare insteek. Hiermee wordt bedoeld dat de eerste stappen in een WBS aansluiten op zijn belevingswereld of in zijn werkdomein. En niet dat van de opdrachtnemer. Deze laatste zijn vaak geneigd een WBS op te zetten vanuit hun belevingswereld. Een opdrachtgever die zich niet in een vroegtijdig stadium met het opzetten van een WBS bemoeit, laat een belangrijke kans liggen. Een eenvoudig voorbeeld is hieronder gegeven voor het opzetten van een geautomatiseerd systeem voor de ondersteuning van de financiele processen, de marketing processen en de hrm processen (personeel). Het eerste voorbeeld is het opzetten van een WBS vanuit de wereld van de opdrachtnemer. Het tweede voorbeeld een benadering van de belevingswereld (werkdomein) van een opdrachtgever.

Nogmaals, het is een eenvoudig voorbeeld. Maar het gaat om het principe. In de werkelijkheid zal het vele malen ingewikkelder zijn om een goede WBS op te zetten, gezien vanuit het perspectief van een opdrachtgever. Laat deze kans echter niet liggen.

Numeriek voorbeeld

In de vorige paragraaf is aangegeven dat het voor een opdrachtgever belangrijk is dat de structuur van de WBS aansluit bij zijn belevingswereld. Ter illustratie een eenvoudig voorbeeld uit de bouw voor een project van vier huizen waarbij gebruik gemaakt wordt van het principe van de Terugverdiende Waarde Methode (of Earned Value). Een opdrachtgever wil in een oogopslag kunnen zien wat de voortgang per huis is. Een aannemer daarentegen is meer geïnteresseerd in de voortgang van de onderaannemers. Er kunnen op deze manier twee wezenlijk verschillende Work Breakdown Structures ontstaan.

Eerst het voorbeeld van de WBS voor de aannemer:

En het voorbeeld van een WBS voor de opdrachtgever:

Typische WBS

In onderstaande tabel staat een voorbeeld van een mogelijke opsplitsing in verschillende niveaus, de bijbehorende resultaten en een mogelijke doorlooptijd. Alles in relatie tot elkaar. Maak een planning niet onnodig ingewikkeld door tot op het laagste niveau te plannen. Een redelijke planning voor een opdrachtgever gaat tot 3 a 4 niveaus: de masterplanning. Detailplanningen zijn voor binnen het project. Uiteraard zullen de masterplanning en de detailplanning wel op elkaar aan moeten sluiten. Op het niveau van dagen en uren wordt normaliter met prioriteiten gewerkt.

Performance indicatoren

Als de WBS voor een project is bepaald, is het een volgende stap om de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op elk niveau van de WBS vast te leggen. Als dit is gebeurd, worden afspraken gemaakt over de doelstellingen waaraan elk niveau van de WBS moet voldoen en over de performance indicatoren die bij deze doelstelling horen. Schematisch is e.e.a. in onderstaand schema weergeven. Ook voor een opdrachtgever is het belangrijk aan te geven over welke performance indicatoren hij gerapporteerd wil worden indien hij gebruik wil maken van de mogelijkheid in te zoomen tot op elk niveau van een WBS. In dit kader is de Terugverdiende Waarde Methode een uitstekend hulpmiddel voor een opdrachtgever.

Besturing

Zoals al eerder aangegeven is de WBS de ruggegraat van elk project en is belangrijk bij het aansturen van elk project. Voor een opdrachtgever, die niet zich niet te veel in detail met het project wil (en kan) bemoeien, is het een uitstekend middel om vanaf een hoog niveau in te zoomen tot op het laagste niveau van een project. Zonder dat hij zich inhoudelijk met de betreffende activiteit bezig houdt. De basis voor de besturing van een project, of de onderliggende activiteiten, bestaat uit drie processen: een plannend proces, een uitvoerend proces en een controlerend proces. Binnen elk uitvoerend proces herhaald de cyclus zich. De normstelling binnen een controlerend proces wordt op een hoger liggend niveau vastgelegd en kan niet zonder meer worden veranderd. In onderstaand figuur is het principe van besturing weergegeven.