Auteur: Obbe Lubach - Limits Consulting
Inleiding
Eén van de verantwoordelijkheden die een opdrachtgever in een project moet nemen is er voor te zorgen dat een goed contract met de leverancier wordt afgesloten.
Te vaak komt nog voor dat IT projecten worden gecontracteerd door de offerte van de aanbieder te ondertekenen, zonder dat er sprake is van daadwerkelijke onderhandelingen. Dit is onverstandig, omdat de afhankelijkheid van de leverancier vanaf de start van een project tot de vervanging van het systeem, van meer dan tien jaar later, erg groot is. De offerte, die meestal vergezeld gaat van de algemene voorwaarden van de leverancier, is altijd geschreven vanuit het perspectief van de leverancier.
ICT project
Wat moet er zoal geregeld worden in een ICT contract? Allereerst zal er duidelijk beschreven moeten zijn wat er geleverd gaat worden. En wanneer. Wat er precies op welk moment betaald moet gaan worden. Maar heeft u ook geregeld wat u met de opgeleverde programma’s mag doen als de leverancier failliet gaat? Of u later ruzie met hem krijgt. Tien tegen één dat de ondertekende offerte vermeld dat u dan helemaal niets meer mag. Of wat gebeurt er als u het niet kunt vinden met de toegewezen projectleider van de leverancier. Heeft u dan rechte om een ander te vragen? En heeft de leverancier die wel? Veel vragen, maar offertes, algemene voorwaarden of standaard leveranciers contracten geven hier geen antwoord op.
Contract vormen
Voor een gemiddeld project voor de levering van software systeem gebaseerd op “standaard” software, zijn tenminste drie contracten nodig:
- Projectcontract: hierin worden rechte, plichten en spelregels voor leverancier en klant vastgesteld
- Licentie contract: welke modules, de eenmalige en jaarlijkse kosten ( ook hoe u kunt bijkopen, maar dan ook hoe u licenties kunt afstoten), de gebruiksrechten ( bv. als u uitbreid naar een andere vestiging, mogen die de software dan ook gebruiken of moet u dan bijbetalen?), welke rechten heeft de leverancier de licentie structuur later te wijzigen?, bent u verplicht de nieuwe versies van de software implementeren? enzovoort.
- Onderhoudscontract: veelal wilt u het software systeem geheel of gedeeltelijk door de leverancier laten onderhouden eventueel met beschikbaarheidgaranties. Dit moet dan contractueel worden geregeld voordat de opdracht voor de bouw wordt verstrekt. Daarna heeft u geen enkele onderhandelingspositie meer.
Soms is het handig een mantelcontract af te sluiten, waarin de algemene spelregels van de omgang met elkaar worden geregeld, maar noodzakelijk is dit niet.
Algemene voorwaarden
En dan natuurlijk de algemene voorwaarden. De meeste kleine en middelgrote ICT leveranciers gebruiken Fenit (of zijn opvolger ICT-office) voorwaarden of voorwaarden die daarvan zijn afgeleid. U mag deze nóóit accepteren. Doet u dat wel dan bent u volledig rechteloos. Algemene leveranciers voorwaarden moet van tafel en de te regelen zaken dus opgenomen worden in de contracten. Of ze moeten volledig opnieuw worden onderhandeld. Er zijn tenminste 75 punten waarin de algemene Fenit voorwaarden voor geen enkele klant acceptabel mag. Pas op, ook bestellen op uw eigen inkoopvoorwaarden helpt juridisch niet als u niet met naam en toenaam de artikelen meldt waarin de algemene voorwaarden van de leverancier worden vervangen door uw inkoopvoorwaarden.
Timing: de contractvoorwaarden moeten deel uitmaken van de leveranciersselectie. Dus vraag ze op en bestudeer ze samen met de overige leveranciers- en projectinformatie. De onderhandelingen moeten gevoerd worden voordat een definitieve keuze voor een leverancier wordt gemaakt. Tegen deze regel wordt in de praktijk veel gezondigd. De leverancier weet dan allang dat hij de enige overgebleven partij is. U weet wat er dan met uw onderhandelingspositie gebeurd. U weet alleen niet hoevéél geld u dit kost.
Tot slot
Grote onderneming hebben gespecialiseerde ICT inkopers, maar hoe gaan middelgrote ondernemingen en organisaties hiermee om? Verstandig is om tijdig een specialist in te huren. Limits-Consulting heeft gedurende de laatste 15 jaar een methodiek ontwikkeld die in zeer korte tijd tot een, voor beide partijen, aantrekkelijk contract voert. Win-win dus.