Doel
Het doel van de opdrachtformulering is te komen tot een goed mogelijk gedefinieerde opdracht op basis waarvan geen misverstanden kunnen ontstaan.
Omschrijving
Een helder geformuleerde opdracht voorkomt veel misverstanden en dus problemen tijdens de realisatie van een project. Een opdracht heeft als doel een opdrachtnemer een resultaat te laten opleveren. Met dit resultaat zal de opdrachtgever een bijdrage te kunnen leveren aan de doelstellingen van de organisatie. Een wezenlijk verschil in belang tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hieronder is een checklist gegeven om een opdracht te formuleren. Afhankelijk van de omstandigheden, kan het uitgebreid of beknopt. Belangrijk is om de opdracht overzichtelijk te houden en gebruik te maken van bijlagen voor meer informatie. Het proces van de opdracht formulering is al een eerste stap tussen opdrachtgever en opdrachtnemer om elkaar goed te begrijpen. En het begin van een vertrouwensbasis. Essentieel voor een goede samenwerking. Van invloed op de opdrachtformulering is o.a. het type project en de kenmerkende verschillen in de publieke en private sector.
Eigenaar
De opdrachtformulering is eigendom van de opdrachtgever en als zodanig is hij of zij verantwoordelijk voor het (laten) opstellen. Het is uit den boze een opdracht te laten formuleren door de opdrachtnemer of projectmanager zelf. Het komt de kwaliteit niet ten goede. De opdrachtformulering is de basis voor het projectplan. Daarin kan de opdrachtnemer aangeven hoe hij e.e.a. wil gaan realiseren. Een opdrachtnemer heeft er alle baat bij dat de opdracht goed geformuleerd wordt. Tussentijdse beoordeling van de opdracht door een opdrachtnemer is verstandig.
1. opdrachtgever
bij een interne opdrachtnemer:
-
- naam, functie en afdeling van de lijnmanager/directeur die de rol van opdrachtgever vervult
- bij een externe opdrachtnemer:
- naast bovengenoemde ook de gegevens van het bedrijf, KvK nummer, etc.
2. opdrachtnemer
bij een interne opdrachtnemer:
-
- naam, functie, afdeling, etc.
- bij een externe opdrachtnemer:
- naast bovenstaande ook gegevens over bedrijf, KvK nummer, etc.
3. omschrijving situatie
Beknopte achtergrond informatie van de omstandigheden die de aanleiding geweest zijn het project te starten.
4. doelstelling
Beschrijf in het kort de doelstelling van het project: wat zal het resultaat zijn en welke bijdrage moet geleverd worden met dit resultaat aan de bedrijfsdoelstellingen. Let wel: de doelstelling van een project is wat anders dan de doelstelling van de organisatie waar het resultaat van het project een bijdrage aan levert {zie borgingsmodel}
Probeer in één alinea de essentie van het project aan te geven.
5. opdracht
Een exacte definitie van de opdracht, bestemd voor de projectmanager en zijn team. Vage omschrijvingen zullen leiden tot misverstanden en voegen niets toe.
6. scope
Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk wat de omvang van het project zal zijn:
- wie zijn er bij betrokken en wie niet
- op welke afdelingen heeft het project betrekking
- wat is de gedetailleerdheid van het project.
7. resultaat
Geef zo concreet mogelijk aan wat het resultaat van het project zal zijn en binnen welke tijd dit moet worden opgeleverd.
8. uitvoeringseisen
in dit hoofdstuk kan aangegeven worden welke specifieke eisen aan de uitvoering gegeven kan worden, bijvoorbeeld:
- moet het een samenwerkingsverband zij en zo ja, welke vorm
- is er bepaalde (interne) regelgeving waar een opdrachtnemer zich aan moet houden
- mag een opdrachtnemer wel of geen gebruik maken van een subcontractor?
- zij er eisen gesteld aan bepaalde tijdsblokken waarbinnen afdelingen niet gestoord mogen worden door het project?
- hoe gaat de kwaliteit beoordeeld worden
9. randvoorwaarden
aangeven wat de randvoorwaarden zijn waarbinnen het project gerealiseerd moet worden