Regiemodel
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
doel
Het doel van de derde stap is te komen tot een goed onderbouwde businesscase. De basis voor een opdrachtgever voor een succesvolle realisatie van het investeringstraject waar het project een belangrijk onderdeel van is.
omschrijving
De business case als derde stap in het regievoeringsmodel, is een van de belangrijkste stappen voor een opdrachtgever. En misschien wel de belangrijkste. Het is de justificatie van elk investeringsproject of uitbesteding traject. Maar de business case is echter ook de verankering van het project in de organisatie. En als zodanig de basis voor een goede communicatie. Niet alleen naar de stakeholders, maar naar allen die min of meer met de realisatie en de gevolgen van het project te maken krijgen. Het doel van deze stap is het verkrijgen van de goedkeuring van de directie voor het doen van de investering en de volgende stap te zetten. Het gaat in dit geval niet alleen om het eindproduct (het rapport van de business case), maar vooral ook om het proces dat tot de business case leidt. Dit proces is voor de opdrachtgever een belangrijk moment om commitment te kweken bij alle betrokkenen.
1. Verantwoordelijkheden
- de eigenaar van de business case/opdrachtgever is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen van de business case
- geheel of gedeeltelijk delegeren is mogelijk: bij voorkeur naar een projectmanager uit de eigen organisatie en zeker niet de beoogde projectmanager van het te realiseren project
- bevoegdheden:
- beschikken over het benodigde budget om de business case op te stellen
- bevoegd zijn middelen (medewerkers) uit de organisatie toe te wijzen
- tijdelijk aantrekken externe expertise
- bestuurders en directie blijven eindverantwoordelijk voor de business case en beslissen over de aanbevelingen uit de business case en geven de opdrachtgever/eigenaar het mandaat en het vertrouwen voor het realiseren van het verdere investeringstraject
- medeverantwoordelijk (op onderdelen): eventuele stakeholders
2. Betrokken partijen
- sterk afhankelijk van de omgeving waarin de business case wordt opgesteld en van de bijdrage die aan de doelstelling moet worden geleverd
- in principe de managers die verantwoordelijk zijn voor processen die geheel of gedeeltelijk moeten bijdragen aan de business case
- voorkom poolse landdagen: maak in dat geval een selectie van managers, maar zorg tevens voor een goede terugkoppeling bij de overigen
- over het algemeen zal een (business) controller betrokken zijn: zeker als het gaat om kwantitatieve baten
- (business) controller of financieel manager in het geval het gaat om kwantitatieve baten
- (externe) materiedeskundigen, afhankelijk van de bijdrage die geleverd moet worden en de technische middelen die nodig zijn voor het resultaat van project
- ondernemingsraad, zeker in gevallen dat er sprake is van activiteiten die een grote impact op de organisatie hebben
3. Kennis en vaardigheden
- Opdrachtgever
- inzicht in waar eventuele baten zijn te behalen binnen de scope van doelstellingen
- kennis van de eigen organisatie voor wat betreft het verandervermogen
- kunnen delegeren
- Overig
- kennis van de eigen organisatie
- specifieke vakkennis (is in te huren)
- financiële kennis (eigen organisatie)
4. Activiteiten
- maak een plan van aanpak (zeker als het een omvangrijke business case betreft)
- check of de doelstelling duidelijk geformuleerd is
- inventariseer de belangrijkste stakeholders (zowel voor- als tegenstanders)
- check het draagvlak van de doelstelling
- bepaal de uitgangspunten en randvoorwaarden waarbinnen de doelstelling gerealiseerd kan worden
- bepaal het nulscenario: wat als er niets gedaan wordt
- bepaal de criteria waaraan voldaan moet worden
- bepaal alternatieven
- check de alternatieven bij de stakeholders
- eerste ronde: globale inventarisatie
- bepaal de benodigde investeringen van elk van de scenario’s
- bepaal de baten van elk van de scenario’s : zowel kwantitatief als kwalitatief
- bepaal de risico’s en de impact hiervan op de organisatie
- maak een eerste selectie: nulscenario en 1 of 2 alternatieven
- koppel terug met stakeholders
- werk deze alternatieven verder uit
- investeringen
- baten
- risico’s
- check of nog steeds wordt voldaan aan selectiecriteria
- bepaal de mate van uitvoerbaarheid en de eisen die hier aan worden gesteld
- definitieve selectie of herzien eerdere keuze
- formuleer aanbeveling voor beslissers
- koppel terug met stakeholders
- maak beslissing
- maak rapport business case definitief, inclusief de keuze
- Communicatie essentieel:
- koppel regelmatig terug met uw leidinggevenden
- koppel regelmatig terug bij de stakeholders
- Delegeren:
het opstellen van de business case kan een opdrachtgever uitstekend delegeren:- het is een afweging tussen beschikbare tijd en het tijdstip van oplevering
- doe dit aan iemand binnen de eigen organisatie en die voldoende ervaring heeft
- delegeer dit nooit aan de eventuele projectleider die het investeringsproject gaat leiden
- de communicatie kunt u het beste zelf in de hand houden: het komt geloofwaardiger over en versterkt uw positie
- Beleggen business case management
- Bepaal lijst met criteria voor stap 6
5. Succesfactoren
- stakeholders commitment
- doorlooptijd activiteiten of subprocessen
- budgetverdeling activiteiten of subprocessen
- effectiviteit van activiteiten
- efficiency van activiteiten
- indien als project aangepakt dan ook:
- Earned Value
- overhead