Als onderdeel van onze symposia en workshops, houden wij standaard een enquete onder de deelnemers. De deelnemers bestaan over het algemeen uit bestuurders of managers in de rol van opdrachtgever, opdrachtnemers en projectmanagers.
Wij leggen elk van de deelnemers vijf stellingen voor over de invulling van de rol van opdrachtgever. Vervolgens worden zij gevraagd of zij het met deze stelling eens zijn of niet. De vijf stellingen zijn:
Beschikbaarheid
De opdrachtgever is regelmatig beschikbaar voor de projectmanager ten behoeve van de voortgang van het project.
Sponsorship
De opdrachtgever benut regelmatig zijn of haar netwerk en positie om het project te beschermen, te promoten of het draagvlak te vergroten.
Speelveld bepalen
De opdrachtgever zorgt steeds voor voldoende (strategische) beleidskaders, de voorbereiding van de bestuurlijke (politieke) besluitvorming, de communicatie en de afstemming op de mogelijke politieke gevoeligheden.
Besluitvorming
De opdrachtgever zorgt er steeds voor dat de nodige besluiten worden genomen over de resultaten, projectafbakening en de keuze tussen de scenario’s.
Interne promotie
De opdrachtgever zorgt steeds voor een goede terugkoppeling over de werkzaamheden en het project binnen de eigen organisatie naar (toekomstige) beheerders, gebruikers, financiers en andere belanghebbenden.
Het resultaat van deze enquete is weergegeven in onderstaande grafiek:
Het percentage “mee eens” onder opdrachtgevers is gemiddeld 80%. Daarentegen is het percentage “mee eens” onder opdrachtnemers en projectmanagers gemiddeld 30%. Een significant verschil tussen de opvattingen van opdrachtgevers en opdrachtnemers over de invulling van de rol van opdrachtgever.
Conclusie:
Uit deze enquete blijkt dat opdrachtgevers en opdrachtnemers significant verschillende opvattingen hebben over de invulling van de rol van opdrachtgever. Minder interessant is welke van de partijen gelijk heeft. Maar het is duidelijk dat de verwachtingen niet op elkaar zijn afgestemd. En dat houdt een groot risico in voor de realisatie van het project. En bovendien een slechte basis voor de noodzakelijke vertrouwensrelatie tussen beide partijen.
Aanbeveling:
Ga met elkaar rond de tafel zitten en spreek duidelijk af wat de verwachtingen zijn over de invulling van de rol van opdrachtgever. Maar ook over de rol van projectmanager. Maak hierover duidelijke afspraken en leg deze vast. Het is de basis voor een goede vertrouwensrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
bron: Eestum Management