Helder opdracht geven

shapeimage 1-4 Volgens Wortmann is het opdrachtgevers aan te raden eerst goed na te denken over de doelstellingen en reikwijdte van het automatiseringsproject, en vervolgens te investeren in een contra-expert. "Als opdrachtgever ben je dan in staat om op het juiste moment de juiste kennis in te brengen."

Arnoud Breitbarth interviewt Hans Wortmann en Derk Kremer

GRONINGEN - Toen een paar personeelsleden erop aandrongen een nieuw ERP-systeem in te voeren, ging de directeur van de levensmiddelen groothandel snel akkoord. "Dat verdient zich vanzelf wel terug", dacht hij, zonder er verder aandacht aan te besteden. Inmiddels is zijn bedrijf twee jaar verder, werkt het nieuwe systeem nog steeds niet en is de onderneming klauwen met geld kwijt.

Het is een typisch voorbeeld van een mislukt automatiseringstraject weten Derk Kremer, specialist in goed opdrachtgeverschap, en Hans Wortmann, hoogleraar Informatie Management aan de Faculteit Economie & Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen. "Veel organisaties beginnen aan een project zonder dat goed is nagedacht over de kosten en baten - laat staan over de terugverdien mogelijkheid", stelt Kremer. Ook bij de groothandelaar was dat het geval, hij had de opdracht verstrekt zonder in kaart te brengen wat precies de bedoeling was.

Hij is daar niet de enige in: uit onderzoek van onder meer de Vrije Universiteit blijkt dat slechts bij 30% van de ict-projecten een kosten-baten analyse wordt gemaakt - en in 60% van deze gevallen wordt die ook nog eens opgesteld door het bedrijf dat de opdracht uitvoert. Kremer noemt dat 'niet handig' - de opdrachtgever geeft zo veel macht uit handen. Maar ook de mogelijkheid van een goede regie.

"Natuurlijk is de automatiseerder een expert, maar hij heeft er baat bij dat het project überhaupt wordt uitgevoerd." Een leverancier zegt daarom al snel dat het goed is voor je bedrijf om een project uit te voeren. "Het is maar de vraag of hij voldoende kennis heeft van het bedrijf om een goede businesscase op te kunnen stellen, laat staan om te kunnen bedenken of de software biedt wat het bedrijf nodig heeft."

Beter is het om, al is het maar op een paar bladzijdes, zelf aan te geven waar het ict-systeem aan moet voldoen en wat de korte- en langetermijnresultaten moeten zijn. Desnoods kan een externe adviseur daarbij helpen. Dat komt volgens Kremer de communicatie, doorlooptijd en het kostenniveau ten goede.

De meeste opdrachten duren veel langer omdat opdrachtgevers steeds wat anders willen - vaak omdat daar niet goed van tevoren over na is gedacht. "Bedrijven trekken er geen tijd en geld voor uit om een goed plan te maken, maar vinden het normaal dat een opdracht twee keer zolang duurt en twee keer zoveel kost als eerder was begroot."

Verantwoordelijkheid

De voornaamste oorzaak van het mislukken van automatiseringstrajecten is, zo blijkt uit onderzoek, dat doelstellingen en reikwijdtes niet worden vastgelegd. Ook is het te vaak onduidelijk wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het project. Vaak krijgt de directeur of een manager het als extraatje op zijn bord, terwijl - zo blijkt uit een steekproef - 30% van de managers eigenlijk geen tijd heeft om zic
h met het project bezig te houden. Eenzelfde percentage heeft onvoldoende kennis in huis. "Te vaak wordt gedacht dat het wel goed komt en wordt vertrouwd op de automatiseerder."

Volgens Wortmann is het opdrachtgevers aan te raden eerst goed na te denken over de doelstellingen en reikwijdte van het automatiseringsproject, en vervolgens te investeren in een contra-expert. "Als opdrachtgever ben je dan in staat om op het juiste moment de juiste kennis in te brengen." De contra-expert kan een goede kosten-baten analyse maken en de automatiseerder een heldere opdracht verschaffen, waardoor die aanzienlijk minder werk heeft. "Een kleine investering bij de start van het project leidt tot een aanzienlijk beter rendement en minder frustraties bij betrokkenen bovendien".

artikel uit "de Telegraaf"