stap 2: oriëntatie

stap-2

doel

wikiregieHet doel van de tweede stap is te komen tot zo goed mogelijke voorstellen voor het bereiken van de gestelde doelen in de eerste stap, met een zo breed mogelijk draagvlak voor de eventuele scenario's. "Out of the Box" denken is het motto.

omschrijving

Uitgaande van de concreet gemaakte doelstelling, zal binnen het bestuur of management gevraagd worden wie er, vanuit zijn of haar bedrijfsonderdeel, een concrete bijdrage kan leveren om deze doelstelling te bereiken. Dit kan in één of meer gezamenlijke sessies, maar kan ook op basis van individuele gesprekken. Uiteraard is het mogelijk dat er managers van meerdere afdelingen zijn die een bijdrage kunnen leveren. Afhankelijk van de situatie wordt een van deze managers aangewezen als de toekomstige opdrachtgever, maar het kan ook wenselijk zijn om een manager op een hoger liggend echelon deze rol te geven. Deze stap biedt een uitstekende mogelijkheid om het draagvlak bij het betrokken management en/of stakeholders te vergroten. Dit is een belangrijke voorwaarde om een constructieve opstelling te krijgen bij het opstellen van de business case. In deze stap wordt ook het opdrachtgeverschap formeel belegd bij een manager uit de staande organisatie. Deze krijgt wordt verantwoordelijk voor de realisatie van de business case.

1. Verantwoordelijkheden

  • verantwoordelijk is degene die eigenaar is van het ondernemingsplan, beleidsplan, afdelingsplan, etc., dat ten grondslag ligt aan de doelstelling(en) die bereikt zullen moeten worden. Dit is op het bestuurdersniveau.
  • in sommige situaties kan de verantwoordelijkheid al komen te liggen bij degene die de eigenaar gaat worden van de nog op te stellen business case. Dit is bijvoorbeeld het geval als de te bereiken doelstelling(en) betrekking hebben op een afdeling, business unit, etc.

 

2. Betrokken partijen

  • alle managers die verantwoordelijk zijn voor een afdeling, organisatie, etc die min of meer betrokken worden bij het leveren van een bijdrage aan het realiseren van de doelstelling.
  • (externe) deskundigheid noodzakelijk voor het bepalen van de strategie of de richting waarin de oplossingen moeten worden gezocht.

 

3. Kennis en vaardigheden

  • kennis van de eigen organisatie over de potentiële vermogen tot verandering
  • kennis over de manier waarop er binnen de organisatie wordt gecommuniceerd
  • inzicht hebben in de mate van volwassenheid van projectmatig werken
  • vertrouwd zijn met de cultuur van de organisatie
  • externe deskundigheid als het gaat om technologische mogelijkheden, organisatorische aanpassingen, fusies, etc.

 

4. Activiteiten

  • inventariseren welke afdelingen/business units een bijdrage kunnen leveren aan de doelstelling
  • keuze maken welke managers benaderd worden voor een eerste orientatie
  • oriëntatie op de markt
  • workshop over uitwisselen ideeën
  • keuze van wel of geen business case
  • keuzes maken en in eerste instantie een manager benoemen als eigenaar van de business case
  • aanpassen management scorecard van de potentiële opdrachtgever
  • bepalen strategie hoe de business case op te stellen

 

5. Succesfactoren

  • stakeholders commitment

 

6. Resultaten

  • beslissing over opstellen business case
  • beleggen opdrachtgeverschap
  • stakeholders vastgelegd
  • randvoorwaarden waarbinnen business case kan worden opgesteld
  • kenmerken regievoeringsmodel
  • raming van benodigde investering
  • bepaal risicodragend budget voor stap 3: opstellen business case