opdrachtgever

opdrachtgever

Definitie

In de context van een project of uitbesteding, is de opdrachtgever een manager uit de staande organisatie die verantwoordelijk is voor het geheel van activiteiten die gericht zijn op het leveren van een éénmalige bijdrage aan één of meerdere doelstellingen van de organisatie waartoe hij of zij behoort en voor wiens rekening en op wiens instructie het realiseren van de bijdrage geheel of gedeeltelijk gedelegeerd wordt naar derden intern of extern de eigen organisatie.

 

Omschrijving

In de praktijk is de opdrachtgever van een project of een uitbesteding traject een manager uit de staande organisatie. Hij moet de rol vervullen naast zijn normale management taken. En heeft in principe dus niet veel tijd beschikbaar voor de invulling van de rol van Opdrachtgever. En toch heeft de manager/opdrachtgever een uiterst boeiende rol: hij zit op het snijvlak van een staande en een tijdelijke organisatie (het project). Hij moet continuïteit managen, maar ook verandering. En zit daarmee soms in een spagaat. Hij voelt als geen ander de pijn: capaciteit onttrekken aan de ene en toewijzen aan de andere. En iedereen wil altijd de beste mensen. Het is maar een voorbeeld. Duaal management is het fenomeen. Voor een minder ervaren manager een soms lastige taak. Maar aan de andere kant ook een boeiende. Maar dan moet je goed in staat zijn dit spel te spelen. En in staat zijn de juiste kennis en ervaring te mobiliseren op het juiste moment.

 

Verantwoordelijkheden

  • verantwoordelijk voor het totale traject van het leveren van de bijdrage aan de doelstelling van de organisatie
  • verantwoordelijk om de juiste projectmanager(s) te benoemen voor deeltrajecten/project/programma
  • eindverantwoordelijk voor deze deeltrajecten/projecten/programma
  • verantwoordelijk voor een goede terugkoppeling naar de eigen organisatie met als doel het creëren van draagvlak
  • verantwoordelijk voor het aansturen van projectmanagers
  •  

Bevoegdheden

hij of zij moet over voldoende mandaat beschikken om zijn rol goed te kunnen vervullen:

  • beschikken over het benodigde budget en het benodigde "wisselgeld"
  • benoemen van projectmanagers
  • aantrekken van (externe) deskundigheid
  • voeren van contractonderhandelingen en beschikken over de nodige bewegingsvrijheid daarin

 

Taken

  • Verantwoordelijk voor de realisatie van de 8 stappen
  • Ontwikkelen visie, idee vorming, scenario, doelstelling
  • Justificatie en sponsoring van verdere traject, inclusief realisatie projecten of programma's
  • Bewaken dat de uitvoering in lijn is met de dynamiek van de organisatie
  • Bepalen controle- en evaluatiemomenten
  • Keuze contractpartijen en opstellen contracten
  • Benoemen key spelers in het traject
  • Aansturen projectleiders of programmamanagers
  • Voorzitter stuurgroep
  • Beïnvloeden programma omgeving/draagvlak creëren
  • Acceptatie resultaten
  • Verankering in de organisatie
  • Decharge projectmanagers of programmamanagers

 

Delegeren

Bepaal welke taken je kunt delegeren en waarom je deze wilt delegeren of waarom juist niet

  • Besluit welke taken je aan welke medewerker wilt delegeren
  • Bereid het delegeringsgesprek voor
  • Maak duidelijke afspraken in een delegeringsgesprek
  • Laat los en controleer op de afgesproken momenten
  • Evalueer het eindresultaat
  • Neem (eventueel) de taak weer over
  • Evalueer en verbeter

 

Kwaliteiten

de kwaliteiten van een opdrachtgever worden mede bepaald door:

  • de manier waarop hij het project uitdraagt
  • de risico’s die hij wil lopen
  • de stijl van leidinggeven die hij hanteert
  • de manier waarop hij met problemen en complexe situaties omgaat
  • de wijze waarop hij de weg bewandelt naar het resultaat

 

Kennis

  • kennis van de eigen organisatie
  • kennis over het beoordelen van een projectmanager
  • kennis van projectmatig werken in relatie tot het aansturen van een lijnorganisatie
  • kennis om te beoordelen welke kennisgebieden nodig zijn op welk moment
  • kennis van de belangrijkste stappen van een investeringstraject
  • kennis van beïnvloeden van stakeholders

 

Competenties

naast het beschikken over de gebruikelijke management vaardigheden:

  • gericht zijn op effectiviteit
  • vertrouwd zijn met het invoeren van veranderingen
  • op de lange termijn kunnen denken en handelen
  • open staan voor nieuwe ontwikkelingen
  • vermogen hebben tot de essentie door te dringen
  • het durven nemen van risico's
  • kunnen delegeren gebaseerd op vertrouwen
  • vertrouwd zijn met situationeel leiderschap

 

Toegevoegde waarde

indien de rol van opdrachtgever professioneel wordt ingevuld, heeft dat een aantoonbare toegevoegde waarde. En wel op de volgende onderdelen:

minder overhead project:

    • effectievere inzet project management
    • effectiever rapportage over voortgang
    • minder ondersteuning nodig project bureau
    • kortere doorlooptijd van het project

hogere productiviteit projectteam:

    • door betere besluitvorming
    • door betere scopebewaking

kwalitatieve baten:

    • betere kwaliteit van het projectresultaat
    • beter gemotiveerde projectmedewerkers
    • beter gemotiveerde (eind)gebruikers/afnemers
    • groter draagvlak bij stakeholders
    • effectievere inzet methodieken

 

Valkuilen

  • legt alles in de hand van één opdrachtnemer/projectmanger
  • vertrouwd te veel op een projectmanagement methodiek
  • vertrouwd te veel op de certificering van een project manager
  • onvoldoende betrokken bij opzetten projectstructuur
  • gebruikt stuurgroep niet effectief
  • management en leiderschap niet in balans
  • gaat op de stoel van de project- of programmamanager zitten
  • delegeert de verkeerde zaken
  • beperktheid van stoplicht rapportages

 

 

 

Wiki's gelezen

 

Nieuwsbrief

wij versturen geen nieuwsbrieven, mailings, e.d. Wil je op de hoogte blijven? Volg ons dan via Twitter of LinkedIn.

Wie is online

We hebben 195 gasten en geen leden online