Het vaak geciteerde Chaos Report van Standish Group toont aan: projecten lopen wel uit, niet in. Ook als projectmanager merk ik dat. Het is natuurlijk heerlijk om een project een keer te vroeg op te leveren, maar dat is honderd keer moeilijker dan gewoon op tijd. Maar de vraag is natuurlijk: hoe komt dat?
De verklaring begint bij je eigen bedrijfskantine. Op het eerste gezicht bestaat de lunch uit een verzameling kleine zelfstandige projectjes. Vanaf 12:00 uur stormen de medewerkers hongerig de lunchruimte in, storten zich als wolven op de verse boterhammen en werken de broodnodige calorieën in hoog tempo naar binnen. Tot zover gaat de vergelijking met een normaal project nog op: er is een vast beginmoment (er is nu eenmaal afgesproken dat men geen herrie, rommel en gedoe wil vóór 12:00 uur) en elke ‘resource’ voert zijn ‘taken’ uit in zijn eigen tempo. Al om 12:06 zie je dat de eerste ‘deadline’ is behaald en de eerste ‘oplevering’ wordt gedaan (bord en bestek worden in de vaatwasser of op de afruimband geplaatst). Je zou denken: zie je wel, een project kan ook wel eens snel klaar zijn.
Grote projecten: vergaderzalen en tomatensoep
Echte projecten zijn natuurlijk complexer dan één medewerker met één taak. Stel dat tien collega’s een vergadering hebben na de lunch, dan kan die niet eerder starten dan dat de traagste eter zich meldt. Stel dat er ook nog schaarse facilitaire resources in de planning staan, zoals een kommetje tomatensoep om 12:30, dan slaat de vertraging in alle hevigheid toe. Je kunt nooit eerder starten met de vergadering dan 13:00, want de ruimte is niet beschikbaar. En meestal start je later, omdat de traagste eters ook nog hebben gewacht op de soep. Kortom: de mensen werken snel, maar de afhankelijkheden zorgen voor vertraging.